Consigna de trabajo práctico para corregir en el aula:
Crear una empresa ficticia, para la cual desearías trabajar, según la profesión que prefieras. Luego, recrea situaciones comunicativas en las que hagas uso de los diferentes textos laborales. El trabajo puede realizarse junto con algún compañero, cuya empresa podría interactuar con la tuya. El día martes 9 de septiembre deben presentar sus empresas y los primeros textos. Terminaríamos de ponerlos en común el martes 15 del mismo mes, día en el que debe realizarse la evaluación, en la cual se hará uso del trabajo práctico.
TEXTOS FUNCIONALES LABORALES Y SOCIALES
TEXTOS FUNCIONALES LABORALES Y SOCIALES
Este tipo de textos son usados en contextos empresariales, comerciales institucionales u otros órganos administrativos. Se utilizan principalmente para informar, iniciar o realizar trámites, recordatorio, peticiones, etc. Todo ello de una manera formal y determinada, según el documento del cual trate.
Entre los textos laborales tenemos los siguientes:
Se aplican en contextos empresariales, comerciales e institucionales. Su intención es comunicativa.
Estructura interna y externa: varían según el tipo de texto, es necesario destacar que entre las características externas esta el registro del lugar (ciudad, estado), la fecha (día, mes y año) Enunciatario (vocativo, grado académico o tratamiento de Sr, Sra. D. C.), cargo, puesto que ostenta en la empresa, seguido de la palabra presente.
Internamente los textos funcionales laborales y sociales distribuyen la información en introducción desarrollo y conclusión.
Introducción: se realiza el saludo y plantea el asunto en términos directos y precisos.
Desarrollo: se presentan las particularidades del problema, o de la petición.
Conclusión: se puede manifestar que se está a la espera de una respuesta y se cierra con una despedida cordial.
Carta Circular:
- Es una carta que informa de noticias de interés y que se envía con un mismo modelo para varios destinatarios, sólo cambia el nombre y dirección de la persona a la que se dirige.La carta irá escrita en papel timbrado, redactada cuidadosamente, de modo que de la impresión de estar escrita sólo para la persona a la que se envía.
Carta de petición:
Se elabora para hacer una solicitud o prestación de un servicio cuya respuesta o solución puede ser dada por el enunciatario. Las partes que la integran son: encabezado, cuerpo, petición y pie. La carta petición debe incluir aspectos formales como por ejemplo: lugar y fecha, enunciatario, texto, despedida, enunciador, las siglas c.c.p.
Cartas de presentación laboral
- Es el documento que acompaña al currículum vitae, solicitando participar en un proceso de selección. Debe causar una impresión favorable. Su objetivo es despertar el interés de la persona que recibe la carta.Puede ser:
Autocandidatura: Aquella carta que realizamos con la intención de acercarnos a una entidad en la que nos interesaría desarrollarnos laboralmente.
En respuesta a un anuncio:
Memorandum:
Es un documento específico de comunicación interna de la empresa. Aporta información sobre un único tema.
- Se inicia con la palabra MEMORÁNDUM,
- a continuación la persona que lo envía y su cargo, precedido de la preposición “De:”
- y a continuación, la persona a quien se dirige y su cargo, precedido de la preposición "Para" o “A:”Jefe del departamento de compras /Jefe de ventas
Informe:
Es un documento que se elabora a petición de una persona, departamento o entidad. Contiene una exposición detallada y ordenada de hechos o actividades.
Existen diferentes tipos de informes:
- Informe descriptivo o expositivo:Se limita a relatar unos hechos de forma objetiva. Ejemplo: Informe sobre un accidente de trabajo ocurrido en la empresa.
- Informe valorativo: Junto al análisis de los hechos da una visión personal, incluyendo recomendaciones y terminando con una conclusión. Ejemplo: Informe que aportan los representantes de los trabajadores sobre la necesidad o no de realizar un despido colectivo.
- Informe demostrativo: Refleja la constatación de unos hechos y su prueba. Informe sobre la investigación de unos hechos concretos.
Oficio:
Documento que circula generalmente en dependencias gubernamentales, colegios de profesionales, sindicatos, refiere información diversa relacionada con disposiciones, gestiones, consultas, agradecimientos, invitaciones, acuerdos, felicitaciones, etc. Se compone por dos estructuras:
Documento que circula generalmente en dependencias gubernamentales, colegios de profesionales, sindicatos, refiere información diversa relacionada con disposiciones, gestiones, consultas, agradecimientos, invitaciones, acuerdos, felicitaciones, etc. Se compone por dos estructuras:
Interna: el contenido se distribuye en un apartado de entrada. El desarrollo desglosa el asunto y expone con precisión la disposición, decreto y gestión. La conclusión o cierre manifiesta la orden de ejecución de la gestión, tramite, etc. El uso del lenguaje es formal y preciso.
Externa: se conforma por los elementos de formato, constituido por apartados específicos para identificar el documento, al Enunciatario, lema, antefirma, firma, etc.
A continuación, los componentes del oficio:
· Nombre y logo de la dependencia.
· Datos de identificación del documento.
· Asunto.
· Nombre con el que se ha designado el año.
· Lugar y fecha.
· Nombre, cargo y dirección del destinatario o Enunciatario.
· Entrada o registro de antecedentes.
· Desarrollo, cuerpo o medio.
· Cierre o conclusión.
· Frases de cortesía.
· Atentamente.
· Lema.
· Antefirma.
· Nombre y firma del remitente o Enunciatario.
· Iniciales.
· C.C.P.
· Anexo.
Clasificacion de Documentos Comerciales
Introducción
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía oempresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos decontabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:
· En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
· Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
· Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
· Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Utilidad:
Son una constancia de las operaciones realizadas.
Clasificación de la documentación
· Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas deventas, recibos por cobro, presupuestos, vales.
· Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
Documentos que se archivan y generan registro:
Factura
Nota de Débito
Nota de Crédito
Recibo
Pagaré
Cheque
Documentos que sólo se archivan:
Orden de Compra
Nota de Venta
Remisiones
Resumen de Cuenta
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos dearrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).
Obligados a emitir documentos comerciales:
Quienes comercializan cosas muebles.
Conservación:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del documento.
CHEQUE
El cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.
Modos de extender un cheque.
a) al portador
b) a favor de una persona determinada, con la cláusula "a la orden o sin ella".
c) a favor de una persona determinada, con la cláusula "no a la orden u otra equivalente".
Requisitos del Cheque
· Un número de orden impreso en el cuerpo del cheque.
· La indicación del lugar y de la fecha de creación.
· El nombre de la entidad financiera girada y el domicilio de pago.
· La orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero, expresada en letras y números, especificando la clase de moneda. Cuando la cantidad escrita en letras difiriese de la expresada en números, se estará por la primera.
· La firma del librador.
LETRA DE CAMBIO
Es un documento literal que contiene una orden incondicional e pago dada por una persona llamada girado, para que pague a la orden de un tercero llamado beneficiario, cierta cantidad de dinero en la fecha y lugar señalados en el documento
REQUISITOS
La expresión del lugar, del día, mes y año en que se suscribe.
· El cumplimiento de este requisito tiene importancia fundamental para poder determinar la prescripción y la caducidad.
· Su omisión acarrea la ineficacia de la letra como tal.
La orden incondicional al girado de pagar una suma determinada de dinero.
· Es la formula cambiaria con la cual se perfecciona la triangulación de la letra de cambio
· Su omisión acarrea la ineficacia del titulo.
Nombre del Girado.
· Es el sujeto con el que el girador mantiene una relación subyacente dándose de esta manera la triangulación
· Su omisión no permite que exista dicha triangulación y el papel no surte como letra de cambio.
El lugar y la época de pago.
· Si no estipula el lugar de pago se tendrá como tal el domicilio del girado, si tuviere varios se podrá exigir el pago en cualquier de ellos, a elección del tenedor
· Si se omite la fecha del pago, la presunción legal es que la letra vencerá a la Vista..
Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago.
· El simple enunciado de este requisito permite concluir que la letra no se puede emitir al portador sino que es NOMINATIVA
· Su omisión causa que el papel no surta efectos de la letra de cambio
Firma del Girador o de la persona que suscriba a su ruego o en su nombre.
· Es el requisito verdaderamente indispensable para que el título nazca a la vida del mundo del Derecho, es la manifestación de la voluntad de querer obligarse cambiariamente
· Su omisión causa la no-existencia de la obligación y como consecuencia no existe el Título de Crédito.
Nota de débito
Se llama así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión que se aplicó a uncheque depositado y girado sobre una plaza diferente.
En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses y comisiones sobre documentos, etc.
Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que hacargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito.
Las causas que generan su emisión pueden ser:
· Error en menos en la facturación.
· Intereses.
· Gastos por fletes.
· Gastos bancarios, etc.
La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento registrable.
Nota de crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas deprecios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.
Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos:
· Error en más en la facturación.
· Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.
· Devolución de mercaderías.
La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.
Solicitud de compra
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse como mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
Nota de ventas
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es emitida por duplicado. Este documento no origina registroscontables.
Remisión
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de lafactura.
No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente las remisiones se emiten sin valores
Tiquete:
Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por operaciones de contado o en cuenta corriente. Los tiquetes sólo pueden ser emitidos por máquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas por la DIAN.
Factura
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal
Requisitos:
Respecto del vendedor:
Nombre y apellido, o razón social.
NIT
Domicilio legal.
Fecha de emisión
Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva.
Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas.
Respecto del comprador:
Nombre y apellido, o razón social.
NIT - cédula
Domicilio.
Respecto de la mercadería vendida:
Cantidad y descripción.
Precio unitario.
Importe total.
Condiciones de venta.
Nombre y apellido, o razón social.
NIT.
Fecha en la que se realizó la impresión.
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Este documento tiene importancia:
· Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.
· Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y para quien lo recibe es un elemento de control de la salida devalores.
Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.
PAGARÉ
Documento Literal o Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito mediante el cual una persona
(Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) Una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada.
Los pagares pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir de un tercero los pagares pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o estados.
RESUMEN DE CUENTA
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge de sus propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.
ACCIONES DE SOCIEDAD
Títulos que representan la participación individual de sus tenedores en un crédito colectivo a cargo de una sociedad Anónima.
Finalidad : Aumento de recursos
Es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con ellibro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias.
La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco.
La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.
Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de información.
Las notas de débito bancarias y las notas de crédito bancarias son emitidas por el banco y también originan diferencias. Los débitos y créditos que el banco efectúa en la cuenta corriente del cliente no son registrados por diversos motivos:
· Por no haber recibido la nota de débito o crédito.
· La nota de débito o crédito fue recibida pero aún no se contabilizó.
· Por que el banco no emite la nota de débito, sino que directamente hace el cargo en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el caso de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresión de cheques, comisiones por cheques rechazados, y también los impuestos que graben estos servicios.
También puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas sí son diferencias reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo.
